万能助手入门帮助教程:学会科学地管理工作文件

这是我的屏幕截图,桌面空到只剩下三个图标,一个计算机,一个回收站,一个万能助手.简洁到了极致,但我在找文件时依然能瞬间找到,并不需要太多点击翻找动作.

而你的电脑桌面可能通常有几十个图标,文件的命名和存放也没有严谨的依据,日积月累之后文件就会就会越来越多,在翻找文件的时候比较烦.如果你有这种情况,那么万能助手比较适合你.

在好几年前,我也用过其它桌面快捷方式管理工具,然而有的是用卷帘菜单,栏目有限,展开查找文件的动作步骤比较多,有的是内嵌面板到虚拟桌面,仍然是占用屏幕空间,感觉这些工具都不能让我满意.后来我想,为什么不自己开发一个适合自己用的桌面快捷方式文件管理工具呢?于是我很快地做出了一个功能很单一的小工具,它和其它桌面管理工具不一样的地方在于:我采用的是树形目录,并且不占用屏幕桌面空间.

因为桌面图标快捷方式文件管理工具,最核心的功能就在于快速定位和打开目标文件,这就涉及到两个方面,一是逻辑分类,即是对文件整理分类的管理,二是视觉搜索,即是能一目了然地用眼睛从上往下扫视一下就能看到文件.只有树形目录能同时满足这两个要求.首先,树形目录是可以无限添加层级文件夹的,利用这个特点,我们可以按树形层级结构管理的逻辑对文件进行整理分类,一般来说,分类深度不要超过三级,因为人的大脑在分类层级超过三级时会形成很大的记忆负担;其次,树形目录的文件夹是可以灵活地展开和收缩的,当某个层级下的所有树枝节点全都展开时,可以很方便地一眼扫下来就找到目标文件,这就减少了逐个文件夹打开逐个文件查看的一系列翻找动作.

首先你心里要有个"树形层级结构管理"的概念.就像一家公司的组织结构,最顶层是老板,下来是各个部门,每个部门有经理,手下管理着一批员工.同理,我们对文件的分类,也要按照一定的逻辑结构进行层次分级,这个分类可以是时间,也可以是按地域,还可以是按客户,要根据你自己的工作文件情况以哪个属性为主以哪个属性为辅来进行灵活分类.

注意,下面的叶子节点可以是文件夹/文件/文档/应用程序的快捷方式,树枝层级深度不要超过三层.

比如说做运营的可以按"地域-时间-类型"为逻辑结构来分层级:

工作文件                           (树干 - 某栏目)

  |--广东分店                      (树枝 - 第1层)(地域)

  |  |--2016年文档              (树枝 - 第2层)(时间)

  |  |  |--促销方案                (树枝 - 第3层)(类型)

  |  |    |--情人节促销方案   (叶子 - 第4层)(文件夹快捷方式)

  |  |    |--劳动节促销方案

  |  |    |--双十一促销方案

  |  |

  |  |--2017年文档

  |  |--2018年文档

  |

  |--北京分店

  |  |--2016年文档

  |  |--2017年文档

  |  |--2018年文档

  |

  |--上海分店

    |--2016年文档

    |--2017年文档

    |--2018年文档

比如说做设计的可以按"地域-客户-类型-时间"为逻辑结构来分层级:

工作文件                      (树干 - 某栏目)

  |--深圳客户                 (树枝 - 第1层)(地域)

  |  |--客户A                   (树枝 - 第2层)(客户)

  |  |  |--画册                  (树枝 - 第3层)(类型)

  |  |  |  |--2015年画册    (叶子 - 第4层)(时间)(文件夹快捷方式)

  |  |  |  |--2016年画册

  |  |  |  |--2017年画册

  |  |  |

  |  |  |--传单 

  |  |    |--2016年传单

  |  |    |--2017年传单

  |  |   |--2018年传单

  |  |    

  |  |--客户B

  |  |--客户C

  |  

  |--广州客户

  |  |--客户D

  |  |--客户E

  |  |--客户F

  |   

  |--东莞客户

     |--客户G

     |--客户H

     |--客户I

比如说做技术的可以按"时间-客户-类型"为逻辑结构来分层级:

工作文件                       (树干 - 某栏目)

  |--2016的单                 (树枝 - 第1层)(时间)

  |  |--客户A                    (树枝 - 第2层)(客户)

  |  |  |--应用程序            (树枝 - 第3层)(类型)

  |  |  |  |--自动检测程序  (叶子 - 第4层)(文件夹快捷方式)

  |  |  |  |--机器人程序

  |  |  |  |--ERP程序

  |  |  |

  |  |  |--网站 

  |  |    |--第1次改版

  |  |    |--第2次改版

  |  |   |--第3次改版

  |  |    

  |  |--客户B

  |  |--客户C

  |  

  |--2017的单

  |  |--客户D

  |  |--客户E

  |  |--客户F

  |   

  |--2018的单

     |--客户G

     |--客户H

     |--客户I

以逻辑结构来分层级进行"树形层级结构管理",是对树枝节点的逻辑处理,学会这个之后,你还需要进一步掌握文件名的命名技巧.我曾见过很多人的文件夹和文件夹是起得很随意的,比如"123"、"1"、、"2"、"333"、"abc"、"aaaa"、"bbbb",这样的文件也许他过了今天就不记得里面是什么内容，非要打开才知道到底写了些什么。所以,文件或文件夹在建立时就要有意识地强制去按一定的逻辑格式去命名,以便不管过了多少天多少年都能"见字知意".我建议的命名方法是"多特征命名法":

实际工作中命名可以只用两到三个特征,每个特征之间用下划线隔开,特征不要超过5个防止文件名过长.

比如,某个设计师的某个文件:

客户张三_华强北店_灯箱广告_2018-05-10_备注001.psd

客户张三_华强北店_灯箱广告_2018-05-10_备注002.psd

客户张三_华强北店_灯箱广告_2018-05-10_备注003.psd

...

客户张三_华强北店_灯箱广告_2018-05-10_备注075.psd  (当你看到这个文件名时你要知道他的内心是崩溃的,电脑机箱上是准备好了菜刀的)

客户张三_华强北店_灯箱广告_备注.txt  (每次改动每个版本的记录都写在里面)

这样文件名里面就包含了客户名字,客户的分店在哪里,什么日期做的文件,这个稿件可能修改了N遍,那么最后面的那个备注编号就极其有用了,你可以在这个文件所在的文件夹里弄一个"客户张三_华强北店_灯箱广告_备注.txt",把每个备注编号里做了什么修改有什么区别啥的都写明,这样不管这几个文件过了多少年,也不管这个座位换了多少个设计师,只要文件名和备注文件没乱动,接手的人就能非常清楚这几个文件的内容和区分以及修改过程.我强烈建议所有的公司都要严格要求员工按此方法去命名,配合万能助手,为了公司更好的管理.

树枝节点以逻辑结构来分层级进行"树形层级结构管理",叶子节点以"多特征命名法"进行命名,有了这样的方法,不管你从事的是什么工作,都可以在万能助手这个工具里快速准确地定位想找的文件.这也是为什么其它桌面快捷方式管理软件并不能真正帮助你的根本原因,因为那些软件并没有教会你管理文件的方法,也没有教会你怎么科学地去命名,只是给你提供了一个似是而非的工具,而我们的万能助手有着完善的强大的管理理论去指导实践,工具是根据理论而开发的产品,方便你在工作中实践应用.

为了方便新用户更好地学会使用万能助手这个工具,我在教程页里把这个软件的各个常用功能都做了图解教程,我相信任何一个略懂电脑基本操作的人都可以很快学会.

在多年的使用电脑办公的经验中,我发现备忘便签也是非常重要的一个工具,所以我把它放到了万能助手的便签页里.便签的核心在于对待办事项的重要性排序、时间安排和提醒,在便签页中,待办事项的标题应力求简洁,然后按重要性标上五个星级,再把它们按时间从早到晚排列,当你在万能助手里改动了便签里的内容时,它会自动保存,非常方便.有了万能助手的便签功能,完全不需要再额外打开其它独立的便签软件,更不会占用屏幕空间.

万能助手就文件管理和便签这两个功能吗?当然不止,它既然有万能二字,就说明它的功能是可以无限扩展的.在资源页里面有一个开源扩展栏目,可以很方便地扩展你想要的功能.比如定时提醒,定时关机,这些小功能你都可以到官网发贴提需求,也可以到官网发贴找人定做,万能助手的功能是无限扩展的.如果你对编程有兴趣,或者你本身就具有一定的编程能力,你也可以自己学习开发扩展,毕竟自己做出来的东西更顺手,更有成就感,我们官网提供了大量开发扩展的基础教程,对你来说学习开发个小功能应该不是难事.

以上说的两个重要的知识点"树形层级结构管理"和"多特征命名法"你学会了吗?现在请你数一下你的桌面有多少图标呢?如果超过3个,请马上下载使用万能助手,马上实践"树形层级结构管理"和"多特征命名法",从此你的工作更有条理更有效率了.

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